Il est impératif de veiller à la conservation de tous les documents relatifs à la vie de votre entreprise. Et c’est la loi qui l’exige ! Alors pour ne pas aller contre elle, voici un aperçu des différents types d’éléments papier ou électroniques que vous devez absolument archiver en tant que chef d’entreprise. Aussi, les lignes à venir vous situeront sur la durée minimum de conservation de ces documents.
Les documents comptables
C’est en présentant les documents comptables lors d’un contrôle que vous pourrez prouver que la comptabilité de votre entreprise est fiable. Il en existe plusieurs, dont un bon nombre à conserver pendant au moins 10 ans, à partir de la clôture de l’exercice. Il s’agit, entre autres, du livre et de registre comptable, du livre d’inventaire et des bons de commande et de livraison. Les pièces faisant référence aux impôts sur les revenus des sociétés font aussi partie des documents comptables et leur conservation doit durer 3 ans à partir de la date d’imposition.
Les documents liés à la gestion du personnel
L’entreprise doit veiller à la conservation de documents liés à la gestion du personnel pour prouver, en cas de nécessité, qu’elle fait les choses correctement. Et des délais sont à respecter pour chaque type de document. Par exemple pour le bulletin de paie, il est bon de l’archiver pendant 5 ans au moins, à partir du départ du salarié. Ce même délai s’applique aussi à la conservation du registre unique du personnel. Quant aux documents relatifs aux contrats de travail, aux indemnités, aux primes et à la taxe sur les salaires, il est exigé de les archiver pendant 3 ans minimum.
Les pièces sociales
Dans cette catégorie, on trouve plusieurs types de documents, dont ceux qui renseignent sur les statuts de la société. Concernant la conservation de ces statuts, elle doit se faire obligatoirement pendant au moins 5 ans suivant la radiation de l’entreprise au RCS. Aussi, ce même délai doit être respecté dans le cadre de l’archivage de plusieurs autres documents, tels que les actés liés au fonctionnement de l’entreprise et le registre de mouvements de titres.
Les documents commerciaux et civils et les contrats
L’entreprise est tenue de garder un œil sur ses documents commerciaux et civils et sur les contrats signés avec ses partenaires. Justement, les traces d’un contrat mettant en avant une relation commerciale doivent être conservées pendant au moins 5 ans. Mais si celui-ci est conclu par internet et que son montant va au-delà de 120 euros, alors le délai de conservation est de 10 ans à partir de la fin de la prestation. Notez aussi que l’archivage des contrats de garantie dure 2 ans au minimum alors que le délai de celui des documents de douane, de police d’assurance, de dossier d’avocat ou encore de correspondance commerciale est de 5 ans.
