Automatiser la gestion des contrats à l’aide d’une solution dédiée : de nombreuses entreprises ont franchi le pas de la digitalisation pour gagner en efficacité et en productivité. Explications.
Gestion des contrats : les contraintes des procédures manuelles
Les contrats rythment la vie de l’entreprise. Que ce soit pour négocier de nouveaux marchés, renouveler une commande ou embaucher des collaborateurs, tous les accords et engagements de l’entreprise sont matérialisés par un contrat. À cet effet, les entreprises sont amenées à gérer à l’année des volumes impressionnants de documents contractuels.
La gestion des contrats est un processus complexe qui fait intervenir plusieurs départements : juridique, vente, management, etc. En outre, il est indispensable de mettre en place un système de gestion qui couvre le cycle de vie des contrats, depuis leur création à leur stockage sécurisé, en passant par les phases d’analyse et de recherche. Pour optimiser la gestion de leurs contrats, de plus en plus d’entreprises optent pour des solutions logicielles dédiées qui apportent une réelle plus-value opérationnelle aux équipes. Ces outils rendent la gestion des contrats plus dynamiques réduisant ainsi les risques juridiques et financiers liés à un processus de gestion manuel.
Des solutions intelligentes de gestion des contrats
Une solution gestion de contrats des PME permet dans un premier temps de fluidifier l’élaboration des contrats de manière à favoriser une plus grande réactivité des équipes. Bien souvent, les opérationnels doivent naviguer entre différentes équipes pour élaborer un contrat juridiquement conforme. Un processus particulièrement chronophage qui impacte leur productivité. Grâce à des modèles de contrats pré approuvés, ils peuvent créer rapidement un contrat sans avoir à se soucier des problèmes de conformité.
Une solution de gestion des contrats, c’est aussi un excellent allié efficacité pour la négociation et le suivi de l’exécution du contrat. La négociation du contrat est ponctuée d’échanges entre les différentes parties contractantes avant la validation finale. En ayant recours à une solution de gestion, il n’est plus nécessaire d’échanger des versions papier du contrat : le processus est entièrement digitalisé pour permettre à chaque partie de gagner du temps.
Véritable outil collaboratif, les solutions de gestion de contrats améliorent sensiblement l’efficacité opérationnelle des entreprises et contribuent de manière certaine à leur performance globale. Ces solutions sont le plus souvent proposées en mode SaaS (Software as a Service), avec une formation préalable des utilisateurs assurée par le prestataire.
