Comment assurer la continuité de l’activité grâce à la dématérialisation ?

Comment assurer la continuité de l’activité grâce à la dématérialisation ?

La digitalisation des processus, déjà en vogue ces dernières années, apparait donc encore plus essentielle aujourd’hui. C’est en effet le meilleur moyen de réduire ses délais de paiement et d’assurer la continuité de l’activité dans un contexte de télétravail. Voyons comment la facture électronique permet de s’affranchir de certaines contraintes techniques.

1) La dématérialisation assure la continuité de l’activité pour la comptabilité fournisseurs

C’est évident, la continuité de l’activité économique est importante pour les résultats de l’entreprise et son chiffre d’affaires, et elle est possible grâce à la dématérialisation. Dans cet environnement exceptionnel, les entreprises procèdent au télétravail quand elles possèdent les moyens techniques pour le faire.

Il est vrai que ce n’est pas souvent qu’un tel protocole de confinement est déployé. Mais la dématérialisation reste un atout sur le long terme. Imaginons par exemple le cas du déplacement professionnel. Durant un tel déplacement, être équipé de solutions Cloud, accessibles depuis internet, pour la réception de vos factures, est un moyen de continuer à traiter efficacement les factures fournisseurs. Cette accessibilité en tout lieu à vos données financières, à partir de n’importe quel poste connecté à internet, est possible grâce aux évolutions technologiques.

Et pour vos fournisseurs, si votre solution le permet, c’est un moyen de suivre facilement le statut de traitement des factures par exemple. Ils peuvent effectuer ces vérifications en se connectant à la plateforme de collecte des factures. Désormais, la mobilité est un atout qui garantit une certaine agilité en toute circonstance. Elle vous permet aussi de répondre plus rapidement aux requêtes de vos collaborateurs, de vos fournisseurs et de vos clients, même si vous ne vous trouvez pas au bureau. Avec la dématérialisation, la continuité de l’activité économique est possible.

 

2) Un enjeu pour vos fournisseurs

La dématérialisation est un enjeu important pour vos fournisseurs et la préservation de la chaine économique. Car, recevoir les factures fournisseurs de manière dématérialisée vous permet de les traiter dans un délai plus court que si vous receviez un papier. Dans un contexte de télétravail ou d’activité en contexte normal, la réception de la facture électronique permet d’accélérer le traitement des factures. Pour vos fournisseurs, c’est un enjeu important. Car une facture que vous traitez, c’est une commande ou un service payé à votre fournisseur…

Avec la dématérialisation et la continuité du traitement des factures, les flux financiers ne stoppent pas, et la trésorerie est à jour. Un fournisseur qui reçoit son paiement dans un délai respectable peut de son côté payer ses propres factures, et d’autres fournisseurs. La dématérialisation permet d’assurer la continuité de l’activité et garantit le fonctionnement de celle-ci. Et pour vous, c’est la sécurisation de l’approvisionnement en produits ou services. Bref, la continuité du traitement des factures permet la continuité des flux financiers.

3) Un enjeu pour vous en tant que client

Recevoir les factures fournisseurs et pouvoir les traiter dans des délais convenables est aussi un enjeu pour vous. En effet, l’Etat a mis en place des sanctions pour les entreprises qui ne respectent pas les délais..

Non seulement le non-respect des délais de traitement peut vous valoir une pénalité, mais aussi entacher vos relations avec vos fournisseurs et votre réputation.

De plus, dans le contexte particulier de la crise sanitaire de la Covid-19, lorsque vous respectez ces délais, l’Etat français met en place une aide. C’est une incitation supplémentaire à respecter les délais de paiement. En accordant cette aide, l’Etat tente d’amenuiser la crise économique qui se prépare. Effectivement, beaucoup d’entreprises sont en danger et d’autres essaient de s’adapter à une activité économique largement perturbée. Respecter les délais de traitement est donc un enjeu financier important pour votre entreprise mais aussi un enjeu pour vos relations fournisseurs.

4) La suppression du papier et l’accessibilité à l’information

L’un des avantages de la facturation électronique est de vous affranchir du papier. Fini les impressions, les copies, et les envois postaux. Fini le tri du courrier, les scans, les saisies et les erreurs qui en découlent. Des étapes dont le service administratif et financier se passent avec la facture électronique. C’est un gain de temps sur des taches chronophages et bien souvent coûteuses. Autre revalorisation avec l’affranchissement du papier : moins d’archivage de documents papier ! Cela a un coût et prend du temps.

L’accès immédiat à l’information en toute circonstance grâce à la digitalisation démontre qu’il est possible d’assurer la continuité de l’activité à distance pour les équipes financières. Pour certaines entreprises, c’est un enjeu de survie. Et même en temps normal, la dématérialisation reste un atout majeur dans le processus de traitement de vos factures.

Le  contexte actuel a démontré que la dématérialisation des flux de facturation devient réellement nécessaire, notamment dans le cadre du télétravail. Car la dématérialisation permet d’assurer la continuité de l’activité. Au début de l’année 2020, une étude démontre que parmi les priorités pour cette année, la mise en place du télétravail apparait en seconde position. Avec cette crise sanitaire, les entreprises se sont rendu compte qu’elles étaient tout aussi efficaces avec ce mode de travail.

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