Dans de nombreuses petites et moyennes entreprises, les dirigeants ne disposent pas forcément du temps et des compétences nécessaires pour s’occuper des tâches administratives. Ils sont ainsi nombreux à opter pour l’externalisation de la gestion administrative de leur société. Si la solution présente des avantages indéniables, quelques mesures s’imposent pour que le projet soit une réussite.
Les avantages de l’outsourcing
L’outsourcing des services administratifs est désormais une pratique courante. La solution permet de profiter d’avantages intéressants, à commencer par la possibilité de vous concentrer sur votre cœur de métier et sur les stratégies de développement de votre entreprise. Et vous bénéficierez de compétences de spécialistes qui sauront prendre en charge les travaux conformément à vos besoins, aux exigences de vos métiers et aux réglementations applicables dans votre secteur d’activités.
Par ailleurs, les avantages financiers ne sont pas négligeables. Vous n’aurez pas à investir dans les ressources matérielles et technologiques requises pour les tâches, ni dans la création de bureaux ou encore la gestion de personnel. Et les prestations sont généralement conçues sur mesure pour une bonne maîtrise des coûts.
Les éléments à prendre en compte avant d’externaliser
Avant de vous lancer dans l’outsourcing, vous devrez peser le pour et le contre. Autrement dit, il est recommandé de choisir cette solution uniquement si elle peut effectivement vous apporter les avantages cités ci-dessus. Vous devrez ainsi bien étudier la question pour voir si l’externalisation est compatible avec vos métiers. Si oui, quelles sont les tâches que vous pouvez confier à des professionnels externes. Et de quelles compétences avez-vous besoin.
Les questions financières doivent être bien analysées, l’objectif étant bien entendu de limiter les coûts. Par ailleurs, il est recommandé de mesurer les risques, notamment en ce qui concerne la sécurité des données et informations qui seront échangées avec le prestataire externe. Et vous devrez tout de même prévoir les outils nécessaires à la bonne marche de la collaboration.
Bien choisir les prestataires
Le choix du prestataire est essentiel. Vous pouvez opter pour le nearshoring (des prestataires locaux) ou pour l’offshoring (des prestataires à l’étranger). Si certains dirigeants peuvent se contenter de recourir à l’externalisation pour trouver un assistant virtuel qui s’occupera des tâches de secrétariat, de la petite comptabilité ou de la gestion de la clientèle, d’autres auront besoin de plus de compétences.
La prospection d’un prestataire devra tenir compte de plusieurs éléments : vos besoins et votre budget notamment. Compte tenu du nombre d’agences et de sociétés spécialisées dans l’outsourcing administratif, la comparaison des offres, des compétences, des tarifs, des conditions de la collaboration, etc. s’impose de fait.
